Secretária eletrônica 2.0

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Apenas gravar mensagens de voz ficou no passado. A secretária eletrônica agora é muito mais eficiente.

Você está satisfeito com a sua secretária eletrônica? Saiba que ela poderia ser muito melhor.
Você está satisfeito com a sua secretária eletrônica? Saiba que ela poderia ser muito melhor.

Foi em 1950 que surgiu a primeira secretária eletrônica no mundo. Uma verdadeira revolução nas telecomunicações! E ter uma secretária eletrônica em casa era sinal de status, até de riqueza, já que os primeiros aparelhos eram muito caros!

Aquela secretária eletrônica tinha duas funções. A primeira era deixar uma mensagem de voz gravada para saudar a ligação que não podia ser atendida. E a segunda função era gravar o recado de quem estava do outro lado da linha.

CURIOSIDADE: Sabe qual foi a motivação do alemão Willy Muller para criar aquele gravador de voz que foi considerado a primeira secretária eletrônica do mundo? A motivação do criador foram as restrições religiosas de um grupo de judeus ortodoxos que não podia atender ao telefone.

Bem, de 1950 para cá muita coisa mudou. Estamos em plena era da revolução nas comunicações, em que, atualmente, o aparelho de celular serve para uma infinidade de funções além da ligação em si. Sem falar no revolucionário aplicativo WhatsApp que, atualmente, faz até atendimento gratuito ao consumidor. Não sabia? Dá só uma olhadinha neste conteúdo sobre Chatbot para WhatsApp.

A secretária eletrônica foi popularizada e se tornou usual por conta do aparelho celular, pois, nem que você não queira, a sua operadora irá colocar uma caixa postal no seu celular.

Já no mundo dos telefones fixos, que está se modernizando rapidamente com a banda larga, quando um telefone toca e não é atendido, no caso de um telefone sem fio, por exemplo, que pode ter uma função simples de secretária eletrônica, o interlocutor pode deixar um recado.

Mas, muitas vezes, mesmo que as pessoas consultassem seus recados, muito possivelmente seria tarde demais para responder. Além do que, poucas pessoas curtem deixar ou receber recados.

E o que é a secretária eletrônica 2.0?

Agora, imagine se, ao invés de cair direto para uma secretária física, a ligação pudesse tocar em outros números, e dar a chance de outra pessoa atender? Isso é possível com a nova versão desse serviço, batizado pela Prestus de Secretárias Eletrônica 2.0.

Mais do que deixar uma saudação e gravar a mensagem de voz, a secretária eletrônica 2.0 faz muito mais por você, por exemplo:

  • Transfere ligações.
  • Envia SMS.
  • Envia e-mails.

Como funciona a secretária eletrônica 2.0?

Sempre que alguém ligar e você não puder atender, a Secretária Eletrônica 2.0:

  • Interage perguntando o assunto/qual solicitação;
  • Confere o número de quem está ligando, para retorno;
  • Tentar transferir a ligação para o número que você quiser (um jeito barato de realizar o Siga-me) ou transfere para o atendimento humano da Prestus (opcional)
  • Grava o recado;
  • Notifica o assunto e número (BINA via SMS nas primeiras 100 chamadas)
  • Registra via e-mail com Anexo MP3

Resumindo, em outras palavras:

  • O telefone toca em seu escritório. Você por algum motivo não pode atender ou está em outra chamada ou até mesmo em uma reunião ou já passou o seu horário comercial.
  • A chamada iria cair na caixa postal. Mas, antes disso, a secretária eletrônica 2.0 entra em ação.
  • A secretária 2.0 transfere a ligação para o seu celular (ou outro fixo). Afinal, pode ser uma ligação urgente e, assim, você tem a chance de atender.
  • Se você não puder atender, a secretária eletrônica 2.0 envia um SMS com o assunto da ligação e você pode tomar providências assim que possível.
  • E, finalmente, ela envia um e-mail para garantir que você tenha todos os detalhes de quem ligou, inclusive, o recado gravado em MP3 (naturalmente, caso tenha sido deixado recado gravado).

Há, ainda, uma opção da Secretária Eletrônica 2.0 transferir a chamada para uma secretária humana da Prestus, que pode atender a ligação em nome da sua empresa, por meio de uma central telefônica 24h por dia, e até mesmo encaminhar pedidos de vendas, agendar consultas, reuniões e transmitir recados.

Depois disso, as secretárias humanas encaminham o recado para seu e-mail com um relatório detalhado da ligação, para que você também tome as devidas providências.

Dessa maneira, você pode garantir que todas as suas chamadas sejam atendidas, independentemente de você estar em um escritório externo, trabalhar em home office ou até mesmo em escritórios compartilhados.

Com certeza é um facilitador para o trabalho de autônomos, pequenos e médios empresários, empreendedores e freelas.

Se você tem dúvidas sobre a necessidade de um serviço de Secretária Eletrônica 2.0 na sua empresa, sugerimos fazer nossa autoavaliação de atendimento da sua empresa, é rápido e gratuito!

Para saber mais sobre a Secretária Eletrônica 2.0 é só entrar em contato conosco pelo nosso 0800 607 1538. Acesse também o site da Prestus para conhecer o trabalho que realizamos para melhorar o dia a dia de atendimento das empresas.

Espero que tenha gostado do nosso conteúdo, continue acessando nosso Blog para conhecer outros conteúdos. Ah, e fique à vontade para compartilhar nossos links também!

Um forte abraço e até o próximo post!

Muita gente reclama do atendimento de empresas. Descubra se a SUA empresa atende bem, através de nossa Auto-Avaliação de Atendimento, neste link

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Sobre Alexandre Borin

Alexandre Borin é CEO da Prestus®, empresa líder desde 2009, em Assistentes Virtuais e Secretárias Compartilhadas 24 horas. Depois de atuar por 8 anos na Ericsson Telecomunicações, indo de trainee a diretor em menos de 2 anos, foi do acúmulo de responsabilidades que teve a grande ideia e decidiu deixar o cargo para fundar a Prestus®, que comercializa o Número Mágico, um número de telefone exclusivo, para você receber e direcionar as chamadas que não pode atender do seu celular ou fixo. Sempre que seu telefone toca, toca e ninguém atende, nossas secretárias compartilhadas atenderão remotamente suas ligações, direcionando as solicitações e pedidos do cliente por email para você, garantindo os seus negócios. Em menos de 1 ano a Prestus® ganhou um Prêmio de Inovação, dezenas de clientes e foi capa da revista PEGN (Setembro/2010). Borin é formado pela UNICAMP em Engenharia Elétrica (curso que iniciou no ITA, em 1995), pós-graduado em Marketing, e MBA Executivo pelo IBMEC. http://www.linkedin.com/in/alexandreborin

6 comentários:

  1. Parabéns Alexandre. Pela trajetória e pelas idéias tornadas realidade.
    Pergunto se você tem alguma solução para conectar meu celular (com 4 Chips) na secretária eletrônica Panasonic. Quero desativar o atendimento por celular, concentrando todas as chamadas no fixo. Para isso, o texto de aviso da Secretária será: “Prezado Cliente: Estamos desativando nosso atendimento por celular. Por favor, ligue no fixo 35 – 3822.6671. Não deixe recado. Não será ouvido”
    Se você puder generosamente ajudar de alguma forma, serei grato.
    Abs.
    Richard

     
    1. Oi, Richard! Tudo bem?
      Muito interessante a sua pergunta! A sua estratégia (divulgar o fixo, ao invés do celular) profissionaliza o atendimento da sua empresa, além de retirar uma barreira para o crescimento (via celular, quanto mais você vende, menos irá conseguir vender!). A mensagem que vc propõe está ótima. E o que recomendo (adicionalmente) é que vc tenha uma linha fixa mais flexível, como descrita neste artigo. Assim, vc poderia controlar (remotamente) onde irá tocar a ligação dos clientes que ligam no fixo (podendo trazer ora para o celular, ora para o seu home-office, ou mesmo para o seu computador. Além disto, vc poderia receber SMS (remotamente) sempre que ligarem no fixo e não tiver ninguém no escritório (como um BINA remoto, no seu celular). Boa sorte, Richard! Conte comigo. Sds! Borin

       
  2. Bom dia, gostaria de saber se é possível o recebimento de ligações em uma linha fixa e dependendo do que o cliente clicar, a ligação seria transferida para um número móvel.
    Por exemplo, se alguém ligar pro fixo, entra uma mensagem falando das opções disponíveis (comercial, vendas, marketing) e o mesmo seleciona a opção 2, e a chamada sendo transferida para um número de celular da minha escolha.
    Obrigado.

     
    1. Oi, Bruno. É possível, sim. Neste caso, podemos desenvolver um Menu de Voz como vc solicita. A Secretária Eletrônica 2.0 já transfere para o celular da sua escolha (R$ 115/mês, em Fev/2017), por um custo muito baixo (pode transferir todas, até 100, neste plano padrão, sem problemas, sem pagar nada mais por isto). E, caso vc não atenda, descobre se é um caso de vendas (ainda não é cliente) ou suporte (já é cliente) ou fornecedor, e coleta o número em que a pessoa gostaria de receber retorno. Agora, se vc quiser, podemos programar um outro Número Mágico para vc, com o comportamento que vc solicita, por R$ 250,00/mês (para outros fluxos, consulte ok?). Obrigado por compartilhar sua dúvida, que nos permite a responder para todos!

       

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