POR QUE TER UMA SECRETÁRIA VIRTUAL?

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Economia financeira e aumento das vendas são apenas algumas das razões para ter uma secretária virtual

Em tempos de economia colaborativa e compartilhada, cada vez mais a secretária virtual ganha espaço no mercado e nas empresas.

E engana-se quem pensa que ter uma secretária virtual custa muito caro ou que é somente para as grandes empresas. Desde os micro até os médios negócios, empreendedores, profissionais liberais e até mesmo profissionais autônomos, podem contar com os serviços de secretárias virtuais, com um custo-benefício muito bom!

Mas, você sabe quais são as vantagens de ter uma secretária virtual?!

Se não sabe é um ótimo momento para ficar por dentro desta realidade e se beneficiar profissionalmente com este serviço. Mas, se você já sabe, vale a pena conferir as dicas abaixo de como melhorar ainda mais os resultados do seu negócio. Vamos lá?

Vantagens de ter uma secretária virtual

Por que ter uma secretária virtual

1) Redução das despesas

Sabemos que para quem trabalha como autônomo ou tem um negócio de pequeno porte, a infraestrutura pode pesar muito no bolso.

Por isso, ter uma secretária virtual pode ser uma excelente solução, pois ela pode auxiliar em tarefas administrativas, por exemplo:

  • No gerenciamento e nas respostas de e-mails;
  • Na realização de tarefas comerciais: elaboração de propostas, cobranças, pedidos de compra, cotações;
  • No manuseio de softwares: acesso ao sistema para agendamento (ou cancelamento ou apenas registro de compromissos e eventos profissionais).

Como também (e não menos importante) no atendimento telefônico receptivo, enquanto você está ausente ou ocupado em outras atividades, assim como, pode ser encarregada também pela realização de ligações ativas, em nome do seu negócio, seja para prospectar clientes, realizar cobranças e até mesmo confirmações ou lembretes de vencimento de boletos ou faturas.

Ter uma secretária virtual pode custar algo em torno de apenas R$ 300,00/mês. Pois é, muito menos do que o montante para pagar um salário fixo e benefícios (VT, VR, convênio médico, entre outros + encargos trabalhistas) de uma secretária física, que ainda terá a necessidade de um espaço físico adequado dentro da sua empresa para realizar as mesmas atividades de uma secretária virtual (externa ao seu negócio).

2) Aumento das vendas

Sim, uma secretária virtual é muito mais do que uma atendente de telefone, ela pode ser um braço direito no atendimento de potenciais clientes, fornecendo informações importantes, como: orçamentos, prazos, descrição dos produtos ou serviços, pode, inclusive, cuidar da sua agenda, como mencionamos acima, marcando reuniões e outros compromissos profissionais.

Portanto, se ela vai cuidar de tudo isso para você, já contribuindo para gerar novos negócios, certamente você terá mais tempo para investir na captação de novos clientes e até mesmo em inside sales, para ter mais produtividade e ainda assim reduzir custos fixos mensais.

As atividades administrativas de uma secretária virtual, afim de auxiliar o aumento das vendas, são definidas de acordo com as necessidades de cada cliente, juntamente com as competências desta(e) profissional virtual.

Quanto às ligações ativas e receptivas, há empresas que operam com planos de atendimento já pré-estabelecidos, mas que ainda assim podem adequar-se às necessidades do cliente contratante. Aqui você pode conferir dois planos de atendimento via Secretárias Virtuais Compartilhadas. 

3) Tranquilidade para seus compromissos profissionais

Quando trabalhamos por conta própria e fazemos tudo: atendimento, suporte, financeiro, vendas, etc., fica muito mais difícil ficar com a cabeça tranquila quando se está em um evento a trabalho ou em uma reunião com cliente ou fornecedor, pois o telefone/celular poderá (e certamente vai) tocar e você não poderá atender.

Esses são exemplos simples de diferentes situações que podem ocorrer e você, consequentemente, não poderá dar a atenção necessária a (potenciais) clientes, e até mesmo a assuntos pessoais, por não ter um auxílio de baixo custo.

Com uma secretária virtual você consegue ter tranquilidade e a segurança de que todas as suas ligações serão atendidas, mesmo quando você precisa se dedicar e focar em outros compromissos profissionais.

4) Boa imagem para seus negócios

Quando alguém liga em uma empresa e uma secretária atende de forma profissional e prestativa, isso impacta significativamente a imagem positiva que é construída sobre o negócio, não é mesmo?

O mesmo ocorre quando uma secretária virtual realiza este atendimento, pois além de padronizar todas as ligações, ela ainda diminui riscos de faltas, ausências e possíveis demoras no atendimento telefônico.

Isso demonstra mais profissionalismo, seriedade e credibilidade para quem está do outro lado da linha.

5) Atendimento 24h

Sabia que você pode contar com atendimento 24h de uma secretária virtual?

Isso mesmo! Se o seu negócio exige atendimento full time, olha só que tranquilidade ter este serviço! Você fica tranquilo de noite, de madrugada, aos finais de semana e feriados ou quando não puder atender.

O atendimento 24h deixou de ser um privilégio de grandes negócios, pois atualmente o serviço de secretária virtual permite esta funcionalidade, além de reduzir significativamente os custos de plantão (de técnicos ou suporte), riscos trabalhistas e até mesmo a indisponibilidade de atendimento fora do horário comercial, que podem ocorrer a qualquer negócio.

Saiba mais sobre isso no nosso post sobre “Por que você precisa implementar a cultura de atendimento 24 horas”.

BÔNUS: Existem empresas que são especializadas no serviço de secretárias virtuais.

A Prestus, por exemplo, está no mercado desde 2009, realizando o atendimento receptivo de clientes e potenciais clientes e realizando projetos de ligações ativas de empresas, empreendedores e profissionais liberais, em mais de 40 segmentos de atuação presentes no mercado, 24 horas por dia, se necessário. Além, é claro, de tarefas administrativas e sob encomenda.

Para conhecer a Prestus basta agendar uma consultoria grátis com um dos nossos especialistas em atendimento e vendas ou, se preferir, visite nosso site.

Esperamos que essas vantagens em ter uma secretária virtual possam auxiliar você a ter melhores resultados profissionalmente e pessoalmente!

Um abraço e até o próximo post!

 

 

 

 


Sobre Alexandre Borin, CEO da Prestus Alexandre Borin

Alexandre Borin é CEO da Prestus®, empresa líder desde 2009, em Assistentes Virtuais e Secretárias Compartilhadas 24 horas. Depois de atuar por 8 anos na Ericsson Telecomunicações, indo de trainee a diretor em menos de 2 anos, foi do acúmulo de responsabilidades que teve a grande ideia e decidiu deixar o cargo para fundar a Prestus®, que comercializa o Número Mágico, um número de telefone exclusivo, para você receber e direcionar as chamadas que não pode atender do seu celular ou fixo. Sempre que seu telefone toca, toca e ninguém atende, nossas secretárias compartilhadas atenderão remotamente suas ligações, direcionando as solicitações e pedidos do cliente por email para você, garantindo os seus negócios. Em menos de 1 ano a Prestus® ganhou um Prêmio de Inovação, dezenas de clientes e foi capa da revista PEGN (Setembro/2010). Borin é formado pela UNICAMP em Engenharia Elétrica (curso que iniciou no ITA, em 1995), pós-graduado em Marketing, e MBA Executivo pelo IBMEC. http://www.linkedin.com/in/alexandreborin

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