FERRAMENTAS DE GESTÃO: Cuide dos processos do seu negócio

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Certamente você já fez algum check list, que nada mais é do que uma lista de tarefas a serem realizadas para organizar sua vida pessoal e/ou de trabalho.

Cuide dos processos do seu negócio. Imagem: Internet.
Cuide dos processos do seu negócio. Imagem: Internet.

Neste contexto, falaremos sobre a organização de tarefas no ambiente profissional!

Sabemos que, uma coisa é sair realizando tarefas sem critério de prioridade, outra coisa é priorizar o que realmente é mais importante e mais urgente. Portanto, devemos sempre ter em mente que, não priorizar determinadas tarefas pode ocasionar vários problemas no trabalho, como o não cumprimento de prazos e entregas.

Uma ótima dica para auxiliar nesta organização é parar alguns minutinhos e colocar no papel, ou até mesmo em meios digitais, como bloco de notas, o que precisa ser feito com suas respectivas prioridades. Neste link, explicamos o que caracterizar como Grave, Urgente e Tendência, na priorização de tarefas.

O check list é a forma mais simples que temos como exemplo para a organização de tarefas. Além dele, há outras ferramentas que auxiliam o gerenciamento de processos nas empresas. Vamos conhecer algumas delas?

PDCA – Também conhecido como Chiclo de Deming ou Cicho de Shewhart, tem como princípio rever processos a partir de quatro premissas: P (Plan): Planejar com antecedência, o que é um pleonasmo, já que só se pode planejar antes de executar algo, não há como planejar depois! Mas, a ideia é reforçar a questão da importância de planejar antes de tudo!; D (Do): Fazer! Colocar a mão na massa para executar o que foi planejado. C (Check): Verificar o que deu certo e o que não deu certo nas duas fases anteriores e corrigir o que for necessário. A (Action): Agir para estabelecer os padrões dos processos implementados.

Diagrama de Ishikawa – É bem conhecido no mundo corporativo como “Espinha de Peixe”, devido ao seu layout ser parecido com uma espinha de peixe. Esta ferramenta analisa as dispersões nos processos e no gerenciamento do controle de qualidade com base na análise de causa e efeito, classificando as causas em seis tipos: Método, Máquina, Medida, Meio Ambiente, Mão-de-Obra e Material.

Six Sigma – É uma das ferramentas de gestão de processos mais populares. Seu objetivo é reduzir as falhas de processos por meio da aplicação de um modelo para a solução de problemas, com base na estatística.

5W1H – Esta ferramenta utiliza uma série de perguntas para a execução de processos dos projetos. O “5W” faz referência a cinco questões: What – O que será feito?; Why – Por que será feito?; Where – Onde será feito?; When – Quando será feito?; Who – Quem serão os responsáveis?; e o “1H” refere-se a: How – Como será feito?

Para implementar estas ferramentas na sua empresa há diferentes formas: você mesmo pode obter a certificação de cada ferramenta e replicá-la para seus colaboradores, ou ter alguém qualificado para tal tarefa na empresa, ou ainda pode contratar uma consultoria especializada, que fará o diagnóstico dos processos da sua empresa para identificar falhas e propor melhorias.

Claro, ainda há diversas ferramentas para auxiliar a gestão de processos. O que queremos deixar claro, aqui, é o quão importante é não deixar seu negócio alcançar um estágio de “caos”.

Para isso, conte também com o serviço das Secretárias Compartilhadas, da Prestus, que auxilia empreendedores e empresas na otimização do seu tempo e produtividade, para que estes possam se dedicar, exclusivamente, às estratégias de seus negócios. Deixe que as nossas assistentes atendam e acolham as necessidades dos seus clientes logo no primeiro contato, de forma personalizada e profissional.

Para saber mais acesse nosso site ou agende uma consultoria grátis com nossa equipe.

Forte abraço e até o próximo post!

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Sobre Alexandre Borin, CEO da Prestus Alexandre Borin

Alexandre Borin é CEO da Prestus®, empresa líder desde 2009, em Assistentes Virtuais e Secretárias Compartilhadas 24 horas. Depois de atuar por 8 anos na Ericsson Telecomunicações, indo de trainee a diretor em menos de 2 anos, foi do acúmulo de responsabilidades que teve a grande ideia e decidiu deixar o cargo para fundar a Prestus®, que comercializa o Número Mágico, um número de telefone exclusivo, para você receber e direcionar as chamadas que não pode atender do seu celular ou fixo. Sempre que seu telefone toca, toca e ninguém atende, nossas secretárias compartilhadas atenderão remotamente suas ligações, direcionando as solicitações e pedidos do cliente por email para você, garantindo os seus negócios. Em menos de 1 ano a Prestus® ganhou um Prêmio de Inovação, dezenas de clientes e foi capa da revista PEGN (Setembro/2010). Borin é formado pela UNICAMP em Engenharia Elétrica (curso que iniciou no ITA, em 1995), pós-graduado em Marketing, e MBA Executivo pelo IBMEC. http://www.linkedin.com/in/alexandreborin

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