03 Dicas para otimizar o atendimento telefônico da sua clínica ou consultório

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Saiba como não deixar seus pacientes (com o telefone) na mão!

Dicas para otimizar o atendimento telefônico da sua clínica ou consultório

Se você é proprietário ou gestor de uma clínica de saúde ou consultório, sabe a importância do atendimento telefônico. A demanda é grande e diariamente são vários agendamentos e confirmações de consultas, pesquisas de valores, disponibilidade dos profissionais, etc. Funções que, sem dúvida alguma, precisam de uma atenção maior da recepcionista/secretária, para que os (potencias) pacientes não fiquem na mão, e seu negócio não seja mal visto pelo primeiro atendimento prestado.

Neste contexto, selecionamos três dicas super importantes sobre como otimizar o atendimento telefônico da sua clínica ou consultório, com foco na qualificação da equipe de atendimento. Vamos a elas?

1 – Tenha as principais informações sempre à mão

Muitas vezes, como pacientes, precisamos saber o valor de uma consulta, como funciona um procedimento estético ou a disponibilidade de um profissional, mas a demora nas respostas é tão grande que dá vontade de desistir. Isso pode ocorrer simplesmente pela falta de organização dessas informações. Portanto, a primeira dica que damos é que você liste quais são as informações mais importantes e mais solicitadas na sua clínica ou consultório, por exemplo: agenda dos profissionais, valores, formas de pagamento, convênios que atende, entre outras que você certamente sabe avaliar com critério. As respostas a estas informações devem estar acessíveis de forma fácil e rápida para quem vai atender ao telefone, seja manualmente ou em um sistema, não perca tempo buscando-as. Caso contrário, a consequência pode ser a perda de um cliente ou a não conversão de um potencial cliente.

Lembre-se: O atendimento telefônico é o cartão de visitas da sua clínica ou consultório.

2 – Tenha pessoal qualificado

O despreparo de quem atende ao telefone, em nome do seu negócio, pode ser fatal na manutenção ou conversão de um cliente.

Você pode ter uma clínica ou consultório incrível, bem localizado, com uma linda decoração, com os melhores profissionais e preços competitivos, mas, imagine que em um primeiro contato quem está do outro lado da linha não sabe de nada disso, então, o que vai pesar muito na imagem do seu negócio é aquele primeiro atendimento telefônico. Como diz o ditado popular, “a primeira impressão é a que fica”. Portanto, invista na qualificação da atendente/recepcionista/secretária, exija que seus funcionários tenham bom conhecimento da língua portuguesa, conheçam muito bem o seu negócio, sejam simpáticos e ágeis nas respostas, além do que, tenham capacidade para solucionar problemas, afinal de contas, quem está do outro lado da linha espera que seu problema seja resolvido ou, pelo menos, esclarecido.

Lembre-se que treinamento não é perda de tempo, e sim, investimento!

3 – Terceirização do atendimento telefônico

Diante de uma alta demanda de ligações ou até mesmo da dificuldade em encontrar pessoal qualificado para a função, um bom caminho é terceirizar o seu atendimento telefônico. Atualmente há empresas especializadas no atendimento remoto de clínicas e consultórios, como a Prestus, que garante atendimento 24h, se necessário, com profissionalismo e qualidade. Assim, sempre que seus clientes ou potencias clientes entrarem em contato, as nossas Secretárias Compartilhadas podem:

  • Agendar consultas, inclusive na sua agenda online ou sistema;
  • Enviar lembretes (estímulo de retorno/recompra automática, via SMS, inclusive, a cada 6 ou 12 meses do último contato/consulta);
  • Efetuar ativos telefônicos para confirmações de consulta e cobranças;
  • Tirar dúvidas mais frequentes, caso seja do seu interesse (como horário de funcionamento, profissionais disponíveis, serviços prestados).

IMPORTANTE: Esta equipe de Secretárias Compartilhadas não precisa, necessariamente, substituir funcionários locais. Elas podem atuar como um apoio extra para que, quando as recepcionistas/secretárias locais estiverem ausentes, ocupadas em outras funções, ou sobrecarregadas nos momentos de pico, você não perca nenhuma ligação.

Ficou interessado? Faça uma demonstração grátis com a gente e experimente, na prática, como podemos atender aos seus clientes, em nome do seu negócio. Ou, se preferir, agende uma consultoria grátis e descubra as melhores soluções de atendimento para a sua clínica ou consultório.

Forte abraço e até o próximo post!

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Sobre Alexandre Borin, CEO da Prestus Alexandre Borin

Alexandre Borin é CEO da Prestus®, empresa líder desde 2009, em Assistentes Virtuais e Secretárias Compartilhadas 24 horas. Depois de atuar por 8 anos na Ericsson Telecomunicações, indo de trainee a diretor em menos de 2 anos, foi do acúmulo de responsabilidades que teve a grande ideia e decidiu deixar o cargo para fundar a Prestus®, que comercializa o Número Mágico, um número de telefone exclusivo, para você receber e direcionar as chamadas que não pode atender do seu celular ou fixo. Sempre que seu telefone toca, toca e ninguém atende, nossas secretárias compartilhadas atenderão remotamente suas ligações, direcionando as solicitações e pedidos do cliente por email para você, garantindo os seus negócios. Em menos de 1 ano a Prestus® ganhou um Prêmio de Inovação, dezenas de clientes e foi capa da revista PEGN (Setembro/2010). Borin é formado pela UNICAMP em Engenharia Elétrica (curso que iniciou no ITA, em 1995), pós-graduado em Marketing, e MBA Executivo pelo IBMEC. http://www.linkedin.com/in/alexandreborin

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